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ZC-Validator standard V01.11
Einsatzbereiche: Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Steuerkanzleien, interne Kontrollsysteme, Vorbereitungen für Betriebsprüfungen
Inhalt: Kurzbeschreibung V03, ausführbare Datei
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Der ZC-Validator standard bietet Unterstützung bei der kaufmännischen Prüfung von E -Rechnungen. Genutzt wird er von Anwendern, die eingehende Rechnungen prüfen, buchen oder zur Zahlung vorbereiten.
Der Schwerpunkt liegt nicht auf einer technischen Vollvalidierung. Er macht
Geeignete Rechnungsarten:
Was prüft der Validator:
Angaben nach § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz
Die Rechnungsangaben nach § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz sind der wichtigste kaufmännische Prüfbereich. Die Angaben sind für den Vorsteuerabzug und die Ordnungsmäßigkeit der Eingangsrechnung besonders wichtig.
Der ZC-Validator standard zeigt, ob die notwendigen Rechnungsbestandteile in der E-Rechnung verfügbar und auswertbar sind. Eine steuerliche Einzelfallentscheidung wird nicht getroffen.
PDF/XML-Abgleich bei ZUGFeRD und Factur-X
Bei ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen gibt es zwei Ebenen: den sichtbaren PDF-Teil und den eingebetteten XML-Teil. Für den Betrieb ist entscheidend, dass beide Ebenen zueinander passen. Andernfalls sieht der Anwender im PDF möglicherweise etwas anderes als das, was die Buchhaltungssoftware aus dem XML übernimmt.
Der Validator vergleicht deshalb zentrale Angaben aus PDF und XML. Dazu gehören insbesondere Aussteller, Leistungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Netto, Steuer, Brutto, Steuersatz sowie Bankverbindung, soweit diese Angaben aus dem PDF-Text auslesbar sind.
Dieser Abgleich erfolgt ohne OCR. Der Validator nutzt nur Text, der aus dem PDF technisch ausgelesen werden kann. Wenn der PDF-Text nicht ausreichend auslesbar ist, wird dies im Prüfergebnis als Hinweis dokumentiert.
Logische Prüfungen
Der ZC-Validator prüft, ob bestimmte Angaben logisch zusammenpassen. Solche Fehler sind im PDF oft nicht sofort sichtbar.
Rechenkontrolle
Sie ist ein zentraler Bestandteil der Prüfung und macht nachvollziehbar, ob die Zahlen in der E-Rechnung zusammenpassen.
Anwendbarkeit
Die Nutzung des Validators ist unkompliziert. Er wird zur Nutzung mit Doppelklick gestartet. Es erfolgt keine Installation.
Die zu prüfende Rechnung wird ausgewählt und die Prüfung gestartet. Der Anwender wählt den Zielordner. Nach dem Prüflauf öffnet sich das PDF-Prüfergebnis. Zusätzlich wird automatisch eine ZIP-Datei mit Originalrechnung und Prüfprotokoll.
Die ZIP-Datei ist für die Ablage gedacht und dokumentiert, dass die Rechnung geprüft wurde und das Prüfergebnis. Es bleibt nachvollziehbar, das eine kaufmännische Eingangsprüfung durchgeführt wurde.
