Lexware Office bekommt eine digitale Personalakte für Lohn & Gehalt. Das neue Feature soll voraussichtlich ab Oktober 2026 verfügbar sein und kommt zu einem wichtigen Zeitpunkt: Ab 2027 müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Was bedeutet das für Arbeitgeber – und was sollten Sie jetzt schon vorbereiten?
Wer heute Personalunterlagen verwaltet, kennt das Problem: Arbeitsverträge liegen im Personalordner, Bescheinigungen kommen per E-Mail, Nachweise werden irgendwo auf dem Server gespeichert und manche Unterlagen befinden sich noch ganz klassisch in Papierform.
Mit der neuen digitalen Personalakte in Lexware Office Lohn & Gehalt soll sich das ändern.
Lexware Office plant eine eigene digitale Personalakte für jeden Mitarbeitenden. Dokumente können künftig direkt dort abgelegt und verwaltet werden. Zusätzlich soll es einen unternehmensweiten Dokumentenbereich für HR- und Lohndokumente geben.
Doch das neue Feature ist nicht nur eine Komfortfunktion. Es steht auch im Zusammenhang mit einer wichtigen Änderung der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).
Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden.
Der Hintergrund: Die Anforderungen an die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) werden erweitert. Die euBP ist bereits seit 2023 verpflichtend. Ab 2027 wird die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen zusätzlich verpflichtend.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Personalunterlagen einfach nur in einem Papierordner abzulegen, reicht für bestimmte Unterlagen künftig nicht mehr aus. Und genau hier setzt die neue digitale Personalakte von Lexware Office an.
Die digitale Personalakte bringt dir verschiedene neue Möglichkeiten für den Bereich Lohn & Gehalt. Das Feature soll voraussichtlich ab Oktober 2026 verfügbar sein. Zu den geplanten Highlights gehören:
Was bringt die neue Personalakte im Arbeitsalltag?
Der größte Vorteil ist zunächst ziemlich unspektakulär:
Sie müssen weniger suchen.
Statt Informationen auf Papier, in E-Mail-Postfächern und verschiedenen Dateiordnern zusammenzusuchen, befinden sich die relevanten Unterlagen künftig zentral an einem Ort.
Die digitale Personalakte wird direkt im Lexware Office im Bereich Lohn & Gehalt am jeweiligen Mitarbeiter verfügbar sein.
Hier werden Dokumente in die Personalakte des betroffenen Mitarbeiters hochgeladen.
Zunächst ändert sich nichts an der Führung der Entgeltunterlagen. Die Vorbereitung des Prozesses kann sich lohnen. Wie also vorgehen?
1. Überblick verschaffen
Prüfen, welche Unterlagen heute für die Mitarbeitenden vorliegen und wo befinden sich diese?
Allein diese Bestandsaufnahme zeigt häufig schon, wo unnötige Doppelablagen entstehen.
2. Unterlagen der Mitarbeitenden prüfen
Überlegen, welche Unterlagen zu den ab 2027 relevanten Entgeltunterlagen gehören. Nicht jedes Dokument muss dabei zwangsläufig nachträglich digitalisiert werden.
3. Treffen der Entscheidung zur Befreiungsmöglichkeit
Die entscheidende Frage ist: Was passiert mit den Papierunterlagen?
Arbeitgeber können sich bis zum 31. Dezember 2026 von der Pflicht zur elektronischen Führung der in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen befreien lassen. Der Antrag ist beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zu stellen.
Wichtig: Die Befreiungsmöglichkeit gilt nicht für die gesamte Personalakte. Sie bezieht sich auf die elektronische Führung der in § 8 Abs. 2 BVV genannten Entgeltunterlagen.
Bei einer euBP werden prüfrelevante Lohndaten elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt. Dadurch kann bereits ein Teil der Prüfung digital erfolgen.
Ab 2027 geht die Digitalisierung einen Schritt weiter:
Nicht nur die Abrechnungsdaten sollen elektronisch verfügbar sein. Auch bestimmte begleitende Entgeltunterlagen müssen digital vorliegen.
Das Ziel ist nachvollziehbar:
Wenn eine Betriebsprüfung digital durchgeführt wird, müssen auch die dazugehörigen Unterlagen digital verfügbar sein.
Unser Tipp:
Nicht bis Januar 2027 warten.
Schon jetzt Personalunterlagen zu prüfen, den Digitalisierungsbedarf zu klären und sich rechtzeitig mit der neuen Personalakte in Lexware Office vertraut zu machen, erleichtert die spätere Umstellung.
Bei Ziemer Consult unterstützen wir Unternehmen bei der Einführung und Optimierung digitaler kaufmännischer Prozesse.
Wir schauen gemeinsam auf Ihren konkreten Prozess und zeigen Ihnen, wo sich die Digitalisierung wirklich lohnt.
Vereinbaren Sie einen Termin.
E-Mail: mail@ziemer-consult.de
Telefon: 04432 988 928-0
Stand: August 2026. Die Angaben zur digitalen Personalakte basieren auf den aktuellen Informationen von Lexware Office. Die Funktion soll voraussichtlich ab Oktober 2026 verfügbar sein; Änderungen durch Lexware sind möglich.
Gesetzestext – § 8 BVV, Gesetze im Internet:
§ 8 BVV – Entgeltunterlagen
Deutsche Rentenversicherung – Lexikon „Entgeltunterlagen“:
Deutsche Rentenversicherung: Entgeltunterlagen
Deutsche Rentenversicherung – euBP:
Deutsche Rentenversicherung: Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
