Die Lohnabrechnung ist fertig – und jetzt beginnt der eigentliche Aufwand.
Es ist Monatsende. Die Gehaltsabrechnungen wurden mit Lexware lohn+gehalt erstellt, geprüft und freigegeben. Eigentlich könnte der Prozess abgeschlossen sein. Doch stattdessen beginnt in vielen Unternehmen der zeitaufwendigste Teil: PDFs exportieren, Abrechnungen drucken, kuvertieren oder per E-Mail versenden. Anschließend folgen oft Rückfragen von Mitarbeitern, Nachdrucke und die Suche nach älteren Dokumenten.
Genau an diesem Punkt endet in vielen Unternehmen die Digitalisierung der Lohnabrechnung.
Dabei ist die eigentliche Payroll (Lohn- und Gehaltsabrechnung) längst digital. Nur der letzte Schritt – die Bereitstellung der Lohndokumente – erfolgt häufig noch manuell. Das kostet Zeit, verursacht unnötige Kosten und birgt datenschutzrechtliche Risiken.
Viele Unternehmen setzen seit Jahren erfolgreich auf Lexware lohn+gehalt. Die Software unterstützt zuverlässig bei der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen und bildet die Grundlage für eine effiziente Entgeltabrechnung.
Doch nach der Berechnung beginnt ein Prozess, der häufig unterschätzt wird:
Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigt, desto größer wird dieser organisatorische Aufwand. Was bei zehn Mitarbeitern noch überschaubar erscheint, bindet bei fünfzig oder hundert Beschäftigten Monat für Monat wertvolle Arbeitszeit.
In vielen Unternehmen werden die Gehaltsabrechnungen noch immer als PDF per E-Mail verschickt oder in Papierform verteilt. Beide Wege funktionieren – allerdings mit deutlichen Nachteilen.
Papierdokumente müssen gedruckt, sortiert und verteilt werden. Sie können verloren gehen oder versehentlich in falsche Hände gelangen. Hinzu kommen laufende Kosten für Papier, Druck und Porto.
Der Versand per E-Mail erscheint zunächst einfacher, bringt jedoch eigene Herausforderungen mit sich. Lohnabrechnungen enthalten besonders sensible personenbezogene Daten, darunter Steuermerkmale, Sozialversicherungsdaten, Bankverbindungen und Informationen zum Einkommen. Gelangt eine Abrechnung durch einen Eingabefehler an den falschen Empfänger oder wird sie unverschlüsselt übertragen, kann dies datenschutzrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Unternehmen sind nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umzusetzen. Gerade bei Gehaltsinformationen sollten deshalb sichere Verfahren für die Bereitstellung gewählt werden.
Im privaten Alltag ist der digitale Zugriff längst selbstverständlich. Kontoauszüge, Versicherungsunterlagen oder Rechnungen stehen jederzeit online zur Verfügung. Kredite werden online beantragt.
Arbeitnehmer erwarten zunehmend diesen Komfort im Berufsleben.
Braucht er eine Gehaltsabrechnung für eine Steuererklärung, einen Kreditantrag oder einen Vermieter, ist der sofortige Zugriff auf die Unterlagen komfortabel. Ein modernes Mitarbeiterportal ermöglicht den direkten Zugriff – unabhängig von Bürozeiten, Arbeitsort oder Endgerät.
Davon profitieren beide Seiten: Mitarbeiter erhalten einen besseren Service, während die Personalabteilung von wiederkehrenden Standardanfragen entlastet wird.
Nicht jede Möglichkeit zur digitalen Dokumentenbereitstellung erfüllt die Anforderungen moderner Personalprozesse. Eine professionelle Lösung sollte deshalb mehr bieten als einen einfachen Dokumentenversand.
Wichtige Kriterien sind unter anderem:
Je weniger manuelle Arbeitsschritte erforderlich sind, desto größer ist der Nutzen für Unternehmen und Mitarbeiter.
Lexware lohn+gehalt übernimmt zuverlässig die Erstellung der Lohnabrechnungen. Die anschließende Bereitstellung der fertigen Dokumente erfolgt oft weiterhin manuell.
Genau hier entsteht eine unnötige Prozesslücke.
Jeden Monat müssen Dokumente exportiert, verteilt und archiviert werden. Gleichzeitig wächst mit jedem Beschäftigten die Zahl der Rückfragen und Verwaltungsaufgaben.
Ein digitales Mitarbeiterportal schließt diese Lücke und ergänzt Lexware Lohn um einen entscheidenden Baustein: die sichere und automatisierte Bereitstellung von Lohndokumenten.
Mit PayrollArchiv erhalten Unternehmen eine Lösung, die speziell für diesen letzten Schritt im Payroll-Prozess entwickelt wurde.
Nach Abschluss der Lohnabrechnung werden die Dokumente automatisiert im persönlichen Mitarbeiterportal bereitgestellt. Jeder Beschäftigte erhält einen eigenen geschützten Zugang und kann seine Unterlagen jederzeit selbst abrufen – unabhängig von Arbeitsort oder Uhrzeit.
Für Unternehmen ergeben sich daraus spürbare Vorteile:
Anstatt jeden Monat dieselben organisatorischen Aufgaben zu erledigen, kann sich die Personalabteilung wieder auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren.
Ein mittelständisches Unternehmen beschäftigt 80 Mitarbeiter und erstellt monatlich Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
Das bedeutet fast 1.000 Lohndokumente pro Jahr – ohne Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsnachweise oder weitere Personaldokumente.
Werden diese Dokumente gedruckt oder einzeln per E-Mail versendet, entstehen jeden Monat zahlreiche zusätzliche Arbeitsschritte. Hinzu kommen Rückfragen wie:
„Ich finde meine Abrechnung vom letzten November nicht.“
„Können Sie mir die Lohnsteuerbescheinigung noch einmal schicken?“„Ich bin im Urlaub – können Sie mir die Abrechnung per E-Mail senden?“
Mit einem digitalen Mitarbeiterportal gehören solche Anfragen weitgehend der Vergangenheit an. Die Dokumente stehen dauerhaft im persönlichen Bereich der Mitarbeiter zur Verfügung und können jederzeit selbst heruntergeladen werden.
Die Digitalisierung der Lohnabrechnung endet nicht mit der Berechnung der Entgelte. Erst wenn auch die Bereitstellung der Dokumente digital, sicher und effizient erfolgt, ist der Prozess wirklich durchgängig.
Für Unternehmen, die bereits mit Lexware lohn+gehalt arbeiten, bietet PayrollArchiv eine sinnvolle Erweiterung: Die Lösung schließt die Lücke zwischen Lohnabrechnung und Mitarbeiterkommunikation, reduziert den Verwaltungsaufwand und unterstützt gleichzeitig einen datenschutzgerechten Umgang mit sensiblen Lohndaten.
PayrollArchiv kann durch die Möglichkeit der manuellen Mitarbeiteranlage nicht nur mit Lexware lohn+gehalt genutzt werden. Weitere Abrechnungssysteme können PayrollArchiv nutzen.
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist dies ein wichtiger Schritt zu einer modernen und zukunftssicheren Personalverwaltung.
Die Nutzung von PayrollArchiv erfolgt auf Basis eines Punktguthabens. Zum Start und zum Testen erhalten Sie 50 Punkte im Wert von 9,90 € zzgl. MwSt. kostenlos.
Eine Lohnabrechnung kostet 5 Punkte und Lohnsteuerbescheinigungen und SV-Meldungen jeweils 3 Punkte.
Sind die Punkte aufgebraucht, können einfach neue Punkte je nach Bedarf erworben werden. Die Punkte sind ab Kauf 12 Monate gültig.
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