Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht gewinnt die korrekte Erstellung und Prüfung elektronischer Rechnungen zunehmend an Bedeutung. Besonders bei XRechnung und ZUGFeRD führen bereits kleine Fehler dazu, dass Rechnungen von Kunden, Behörden und ERP-Systemen abgelehnt werden.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fehler besonders häufig auftreten, warum eine Validierung unverzichtbar ist und wie Sie XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen zuverlässig prüfen können. Denn eine Rechnung kann technisch korrekt aufgebaut sein und trotzdem Angaben enthalten, die für Buchhaltung, Vorsteuerabzug oder Zahlungsfreigabe problematisch sind.
Genau hier setzt der ZC-Validator standard an. Statt sich ausschließlich auf technische Standards zu konzentrieren, unterstützt die Software die kaufmännische Prüfung von E-Rechnungen und kontrolliert zentrale Rechnungsangaben nach § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz.
Eine XRechnung sollte geprüft werden, um typische Fehler in der Verarbeitung und Buchhaltung zu vermeiden.
Eine Validierung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen prüft, ob eine elektronische Rechnung den technischen Standards entspricht und alle Pflichtangaben nach §14 UStG korrekt enthält.
Bei der Validierung wird geprüft, ob eine Rechnung:
XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich vor allem im Dateiformat und in der Lesbarkeit für den Menschen.
| XRechnung | ZUGFeRD |
| • Reine XML-Datei, kein PDF-Anhang | • PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| • Nicht direkt lesbar | • PDF kann normal geöffnet und gelesen werden |
| • besonders für öffentliche Auftraggeber relevant | • besonders im B2B-Bereich verbreitet |
Selbst erfahrene Mitarbeiter können technische Fehler in XML-Daten kaum erkennen. Eine manuelle Kontrolle deckt zwar offensichtliche Probleme auf, erkennt aber häufig nicht:
Darum hat Ziemer Consult den ZC-Validator standard entwickelt.
Mit dem ZC-Validator standard für XRechnung und ZUGFeRD 2.4 von Ziemer Consult lassen sich elektronische Rechnungen schnell und zuverlässig prüfen.
Der ZC-Validator standard unterstützt unter anderem:
Der ZC-Validator standard wurde speziell für Anwender entwickelt, die Eingangsrechnungen prüfen, buchen oder zur Zahlung freigeben möchten. Tiefgehende IT-Kenntnisse sind dafür nicht erforderlich.
Der ZC-Validator standard unterstützt insbesondere:
Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Prüfung der gesetzlichen Rechnungsbestandteile.
Der ZC-Validator standard kontrolliert unter anderem:
Dadurch kann frühzeitig erkannt werden, ob Angaben fehlen oder widersprüchlich sind.
Die Rechnungsangaben nach § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz sind der wichtigste kaufmännische Prüfbereich. Die Angaben sind für den Vorsteuerabzug und die Ordnungsmäßigkeit der Eingangsrechnung besonders wichtig.
Der ZC-Validator standard zeigt, ob die notwendigen Rechnungsbestandteile in der E-Rechnung verfügbar und auswertbar sind. Eine steuerliche Einzelfallentscheidung wird nicht getroffen. Fehlen aber notwendige Rechnungsbestandteile oder sind sie widersprüchlich, muss die Rechnung vor der weiteren Verarbeitung geprüft oder korrigiert werden.
ZUGFeRD – Rechnungen bestehen aus dem sichtbaren PDF-Teil und dem eingebettetem XML-Teil. Der ZC-Validator standard vergleicht zentrale Angaben aus PDF und XML. Dieser Abgleich erfolgt ohne OCR. Der ZC-Validator standard nutzt nur Text, der aus dem PDF technisch ausgelesen werden kann. Wenn der PDF-Text nicht ausreichend auslesbar ist, wird dies im Prüfergebnis als Hinweis dokumentiert.
Der ZC-Validator standard zeigt weitere kaufmännische Daten an, die für den betrieblichen Ablauf wichtig sind. Diese Angaben sind nicht immer gesetzliche Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz, helfen aber bei Zuordnung, Zahlung und Nachvollziehbarkeit.
Der ZC-Validator standard ist bewusst keine technische Validierung. Er ersetzt keine KoSIT-Prüfung, keine EN-16931-Vollvalidierung und keine XRechnung-CIUS-Vollvalidierung.
Er ersetzt auch keine Rechtsberatung und keine abschließende steuerliche Einzelfallprüfung. Der Zweck ist die kaufmännische Sichtprüfung der vorhandenen E-Rechnungsdaten, der PDF/XML-Abgleich bei ZUGFeRD/Factur-X und die nachvollziehbare Rechenkontrolle.
Nicht enthalten sind OCR, Serienprüfung, Stammdatenabgleich, Dublettenprüfung, Registerabfrage und eine automatische Kontierung.
Für den praktischen Eingangsrechnungsprozess bedeutet das: Der Validator hilft dabei, offensichtliche fehlende, widersprüchliche oder rechnerisch falsche Rechnungsdaten zu erkennen und die Prüfung zu dokumentieren. Die endgültige Entscheidung über Buchung, Zahlung oder Rückfrage bleibt beim Unternehmen.
Die Einführung der E-Rechnung hat die Anforderungen an die Rechnungsprüfung verändert. Es genügt nicht mehr, eine Rechnung nur visuell zu kontrollieren. Entscheidend sind die strukturierten Daten, die später automatisch verarbeitet werden.
Der ZC-Validator standard unterstützt Unternehmen dabei, E-Rechnungen kaufmännisch zu prüfen, Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 Umsatzsteuergesetz zu kontrollieren, PDF- und XML-Daten abzugleichen sowie Rechenfehler aufzudecken.
Dadurch lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und die Qualität des Eingangsrechnungsprozesses nachhaltig verbessern.
Klicken Sie auf den folgenden Link. Sie erhalten nach der Bestellung den Validator sowie eine ausführliche Beschreibung.
